Gestion

Compte paroissiaux

Nous rappelons que les fonctions de trésoriers et de receveurs sont deux choses distinctes.

  • Le trésorier, élu au sein du conseil presbytéral qui, avec le conseil presbytéral, a la responsabilité de la gestion financière de la paroisse. Il répond de la bonne tenue de la comptabilité et de la santé financière de la paroisse devant le conseil presbytéral. Il signe le document « comptes annuel et budget » après son élaboration. Il s’appuie sur le travail de tenue des comptes effectué par le receveur.
  • Le receveur est chargé de la tenue des comptes. Pour le bon fonctionnement de la paroisse, le receveur est invité à toutes les séances du conseil presbytéral, alors qu’il n’en est pas membre.

Ces deux fonctions peuvent être cumulées. À noter que pour les paroisses de l’EPRAL, la fonction de receveur n’existe pas.
Dans tous les cas (cumul ou non de fonction) pour les paroisses luthériennes, le receveur est nommé par le Directoire sur proposition du conseil presbytéral. Il suffit d’adresser au Directoire une délibération par la voie hiérarchique proposant sa nomination. Son mandat n’est pas limité dans le temps.

Compte bancaire à l’étranger ou placements Oïko Crédit au Pays Bas

Les paroisses détenant un compte à l’étranger (compte courant, compte titre, valeur mobilières) sont dans l’obligations de le déclarer auprès de l’administration au travers du formulaire Cerfa 3916.
Le défaut de régularisation entraine une amende de 1 500 € par compte non-déclaré.

www.uepal.fr > Acteurs d'Eglise > Formulaires > ESP > Comptabilité

ENQUÊTE PATRIMONIALE ET DE VIE PAROISSIALE

Les services de l’UEPAL vous sollicitent régulièrement avec diverses questions ou précisions sur votre situation administrative (statistiques, composition des CP, propriété des bâtiments, informations sur les « Itinéraires protestants » …), et nous vous remercions vivement du temps que vous nous consacrez. En effet, pour vous accompagner au mieux, nous avons souvent besoin de mieux connaître le contexte local.

La Direction administrative et financière, qui vous accompagne dans la gestion financière et patrimoniale par le biais de subventions ou de conseil pour vos projets, mène une réflexion sur la question de l’entretien et de l’avenir du patrimoine de nos Églises. Pour faire face à ce souci collectif auquel il appartient de trouver des réponses appropriées, nous avons besoin de collecter des informations pour répondre à un double objectif :

  • Réfléchir à une solidarité la plus équitable possible tenant compte de la disparité des richesses et de la situation de propriété lors de l’attribution de subventions pour travaux,
  • Apporter des éléments de réflexion pour le projet de présence territoriale grâce à une cartographie d’ensemble

Conscient du côté fastidieux de ce type d’enquête et pour éviter de vous solliciter plusieurs fois, nous avons aussi collaboré avec le service communication pour intégrer dans le formulaire d’autres informations. L’objectif est d’alimenter le nouveau site internet de l’UEPAL pour donner une large visibilité à votre paroisse (géolocalisation et présentation de votre paroisse, de ses lieux de culte (accessibilité, patrimoine), etc.).

Nous vous invitons donc, dès à présent, à remplir le questionnaire par Internet :
Enquête patrimoniale et de vie paroissiale en ligne

Nous vous remercions par avance pour votre disponibilité et votre engagement de tous les jours.

Le sondage sur Internet est à remplir en une seule fois : il n’est pas possible de revenir sur des rubriques déjà renseignées ni de modifier ses réponses après les avoir envoyées. Aussi nous vous invitons à parcourir le questionnaire papier et vous munir de tous les documents nécessaires afin de renseigner l’ensemble des éléments demandés.

Afin de vous aider dans cette collecte d’information, nous vous proposons un accompagnement : des accompagnateur.rice.s sont là pour vous aider à remplir le questionnaire si nécessaire. Chaque paroisse dispose d’un accompagnateur, précisé dans le tableau ci-dessous.

Pour les paroisses qui ne seraient pas en mesure de remplir le questionnaire en ligne, il est possible d’utiliser le traditionnel formulaire papier. Un formulaire principal est prévu ainsi que des formulaires annexes pour les paroisses disposant de plusieurs lieux de cultes / presbytères / foyers (cf. documents ci-dessous).

Nous vous prions de bien vouloir répondre à cette enquête dès que possible

 et au plus tard pour le 15 septembre.

En cas de besoin, nous sommes à votre disposition pour prendre vos réponses par téléphone (sur rendez-vous au 03 88 25 90 72, contacts : Mme Alla Burgun).

Lysiane Collon Bender
Directrice des services

Factures

Petit rappel : Toutes les factures payées par votre paroisse doivent être établies au nom et à l’adresse de votre paroisse. Les factures au nom des bénévoles et des pasteurs sont à proscrire.

FRAIS DIVERS

  • Frais kilométriques : barème 2018 de l’indemnité

L’indemnité kilométrique est de 0,382 € par km.

Frais non compris : Les frais occasionnés lors de trajets au sein d’une même ville ou commune ne sont pas remboursables - comme Colmar, Mulhouse, Metz, Strasbourg « petite couronne » (67000 / 67100 / 67200 / 67300 …).

Renoncement au indemnités kilométriques : Il est possible de renoncer au paiement des indemnités kilométriques et de recevoir en contrepartie un reçu fiscal permettant de déduire ces frais de l’impôt sur le revenu. Le reçu fiscal est établi sur la base de 0,308 € par km. Il est à comptabiliser au crédit du compte « 706 040 » Dons et au débit du compte « 625 100 » Frais de déplacements.

  • Frais de repas et de nuitée

La participation aux frais de repas sont actuellement limités à :

  • 15€/pers pour le repas de midi
  • 20€/pers pour le repas du soir – Uniquement en cas de nuitée

Pour les frais d’hôtel, la participation est actuellement limitée à :

  • 100€/nuitée, petit déjeuner compris, à Paris
  • 70€/nuitée, petit déjeuner compris, en province

PAIE

  • Logiciel EBP- Dépannage

A votre service, le jeudi !Pour répondre au mieux à vos nombreuses sollicitations concernant EBP, Stéphane Ott se tient dorénavant à votre service tous les jeudis.
Que ce soit pour une aide à l’installation ou à l’utilisation de ce logiciel, nous vous remercions de bien vouloir prendre rendez-vous avec lui pour planifier la date et l’heure de son intervention par téléphone au 03 88 25 90 47 ou par courriel.

  • Logiciel EBP - Nouvelle version 2016

Si vous assurez la gestion quotidienne de votre comptabilité grâce au logiciel EBP Compta Classic, EBP une nouvelle version 2016 vient de sortir, compatible avec le nouveau système d’exploitation Windows 10.

ATTENTION : Les anciennes versions EBP Compta Classic (antérieures à mars 2016) ne sont pas compatibles avec Windows 10.

En attendant que notre partenaire Sylaxe, en collaboration avec EBP propose une solution, nous vous recommandons de garder votre logiciel actuel et de ne pas opter pour la nouvelle interface Windows 10. Nous vous informerons dès qu'une solution adaptée sera proposée.

D’ici là, continuez à effectuer régulièrement vos sauvegardes et à garder vos copies de sauvegardes sur des sources extérieures à votre ordinateur.
Pour rappel, les fichiers de sauvegardes sont à utiliser uniquement en mode restauration avec l’aide du logiciel EBP. Une ouverture, en dehors du processus de restauration, peut endommager les fichiers.

Renseignements : Monsieur Stéphane Ott : Tél : 03.88.25.90.47 / e-mail

  • Service de paie externalisé

Avec l'entrée en vigueur de la loi ANI, il vous sera impératif d'extrernaliser la paie de vos salariés.
Le service financier vous recommande 3 solutions possibles :

Avoir recours au Chèque Emploi Service Associatif (CEA).
Simple et gratuit, il suffit de d’inscrire (https://www.cea.urssaf.fr) et de suivre les démarches d’inscription.
Attention : l’inscription prend du temps.

Avoir recours au service de paie externalisée proposé par Le Cèdre, notre groupement d’achat. Le service est facturé 18 € TTC par feuille de paie.
Contact : Mme Kandel, responsable du marché au Cèdre - 03.83.81.96.63

Avoir recours à notre prestataire paie CALCULUS.
Attention, pour les dossiers présentant moins de trente feuilles de paie par an, le service est facturé 30€ TTC par feuille de paie, cette solution est donc à réserver aux « gros » employeurs.
Pour toute question concernant CALCULUS, contactez le service financier.
Si vous êtes déjà client CALCULUS, le service financier a prévu de vous contacter pour une analyse de vos besoins et des solutions possibles.

PHOTOCOPIEURS (location)

Nous avons été sensibilisés à la pratique de sociétés vendant ou louant des photocopieurs, voire des dupli-copieurs. Nous tenons à vous mettre en garde sur les contrats qu’elles peuvent vous proposer en annonçant des prix compétitifs à la copie sur une longue durée. Sur la base d’offres et de contrats comparés, en incluant le coût du matériel, les contrats proposés par ces sociétés sont infiniment plus chers qu’un achat à travers Le Cèdre, et ce, quel que soit le nombre de copies réalisé chaque mois (N/B ou couleur).
Aussi, nous vous recommandons vivement de passer par Le Cèdre, avec qui nous avons d’excellents tarifs.

Si vous avez besoin d’informations complémentaires, vous pouvez contacter Lysiane Collon Bender

SUBVENTION A L'ESP

Lors de l’envoi de vos factures pour paiement de la subvention accordée par le Conseil d’administration de l’ESP, n'oubliez pas de joindre un RIB récent.

  • Cela permettra au service financier de régler rapidement la subvention ;
  • Et évitera des frais bancaires en cas de rejet du virement en cas de changement de coordonnés bancaires.

Tract d'appel aux dons

Le dépliant pour relayer l’appel aux dons auprès de vos paroissiens sera disponible mi-mars au service Financier de l’UEPAL, vous pouvez déjà passer votre commande.
Contact : Carine Motsch 03 88 25 90 40 ou service-financier@uepal.fr

TRAVAUX PREVUS EN 2019 ?

N’oubliez pas d’inscrire vos projets de travaux 2019 au budget de l’ESP. Cette démarche est impérative pour bénéficier en 2019 de la subvention ESP à 100 %. Il s’agit d’une pré-inscription sommaire à faire même si vous n’avez pas de données chiffrées précises.

ATTENTION : Afin d’éviter toutes dérives budgétaires, le Conseil Restreint et le Conseil d’Administration de l’ESP vous rappellent que le Règlement Intérieur de l’ESP prévoit une diminution de 30% du montant de la subvention si celle-ci n’est pas inscrite au budget (sauf cas d’urgence).
Inscrivez vos travaux même en cas de vacance de poste (travaux en prévision d’arrivée d’un pasteur par exemple).

Merci d’utiliser le document envoyé par mail à votre président de CP et à votre trésorier. Vous pouvez également le télécharger.
Contact : Service Financier UEPAL - service-financier@uepal.fr - 03.88.25.90.40

www.uepal.fr > Acteurs d'Eglise > Formulaires > ESP > Subventions

Virement et chèque à l'ESP

Afin d’éviter toute erreur d’imputation comptable, nous attirons votre attention sur l’importance de bien préciser au dos de vos chèques ou dans vos virements la destination de vos règlements.
Exemple : MUNTZENHEIM CES 2016 ou MUNTZENHEIM CES 2017.
Merci d’avance pour votre aide précieuse.


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